Para escribir un comunicado de prensa que se publique, hay que pensar como el periodista que lo recibe. Necesita un titular con noticia, un primer párrafo que responda qué, quién, cuándo, dónde y por qué, una cita útil, datos verificables y un contacto disponible. Todo en una página. Lo demás es ruido.
¿Qué es un comunicado de prensa y para qué sirve?
Un comunicado de prensa es un texto oficial que una organización envía a los medios para informar sobre un hecho noticioso. Su propósito no es lucirse, sino facilitar el trabajo del periodista: darle la información completa, ordenada y lista para usar.
Se diferencia del boletín de prensa en el tono y la frecuencia. El boletín suele ser informativo y periódico; el comunicado responde a un hecho puntual o a una posición institucional. En la práctica colombiana ambos términos se usan casi como sinónimos, pero conviene distinguirlos internamente.
¿Por qué la mayoría de comunicados no se publican?
Las salas de redacción reciben decenas de comunicados al día con equipos cada vez más pequeños. El periodista decide en segundos si sigue leyendo. Estos son los motivos más frecuentes de descarte:
- El titular no tiene noticia: habla de la entidad, no del hecho.
- El primer párrafo empieza con «En el marco de…» y la información llega en el tercer párrafo.
- Las citas son frases de cajón sin contenido.
- No hay cifras, fechas ni nombres verificables.
- El archivo llega en PDF o en una imagen, y nadie puede copiar el texto.
- No hay un teléfono que responda cuando el periodista llama.
¿Cómo se estructura un comunicado que sí funciona?
La estructura clásica de pirámide invertida sigue siendo la más eficaz. Lo importante va arriba; los detalles, abajo.
| Elemento | Qué debe contener | Extensión sugerida |
|---|---|---|
| Titular | El hecho, en voz activa, con verbo | Máximo 12 palabras |
| Subtítulo | El dato que amplía o contextualiza el titular | Una línea |
| Lead | Qué, quién, cuándo, dónde, por qué | 40 a 60 palabras |
| Cuerpo | Datos, contexto, antecedentes | 2 a 4 párrafos |
| Cita | Declaración con contenido del vocero | 1 a 2 citas |
| Cierre | Información de contacto y material disponible | 3 líneas |
El titular
Escriba el titular como lo escribiría el medio. Compare estos dos ejemplos inventados: «Secretaría realiza jornada de socialización» frente a «Cali abre cupos de formación gratuita para guías de turismo». El segundo tiene verbo, acción concreta y beneficiario. Ese es el principio.
El lead
El primer párrafo debe sostenerse solo. Si el medio publica únicamente ese párrafo, la noticia debe estar completa. Evite las frases introductorias sobre la misión de la entidad. Nadie las lee.
Las citas
Una cita sirve si aporta algo que los datos no dicen: una intención, una explicación, una postura. «Estamos muy contentos con este logro» no sirve. «Con esta medida buscamos que los operadores pequeños accedan a crédito antes de temporada alta» sí. El mensaje clave de la institución debe aparecer en la cita, no en el titular.
¿Qué pasos seguir antes de enviarlo?
- Confirme que hay noticia. Pregúntese: ¿esto le importa a alguien fuera de la entidad? Si la respuesta es no, no envíe nada.
- Verifique cada dato. Cifras, nombres, cargos, fechas. Un error obliga al medio a corregir y daña la relación.
- Apruebe la cita con el vocero. Nunca publique palabras que la persona no haya validado.
- Escriba el titular al final. Cuando ya tenga claro el hecho, el titular sale solo.
- Adjunte material. Fotos en alta resolución con créditos, video en formato vertical y horizontal, documentos de soporte.
- Envíe en texto plano o en el cuerpo del correo. Facilite copiar y pegar.
- Elija la hora. Antes de las 10:00 a. m. para medios digitales y de mediodía; antes de las 3:00 p. m. para noticieros de la noche.
- Haga seguimiento. Una llamada breve a los periodistas clave, sin presionar.
¿Qué debe cumplir un comunicado de una entidad pública?
Las entidades públicas en Colombia tienen obligaciones adicionales. La información debe ser veraz y accesible, según la Ley 1712 de 2014 de transparencia y acceso a la información pública. Si el comunicado incluye datos de personas, debe respetar la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales.
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones publica lineamientos sobre comunicación pública digital que pueden consultarse en MinTIC. Para estilo periodístico, el AP Stylebook sigue siendo una referencia útil incluso en español, sobre todo en manejo de cifras y atribuciones.
Errores que arruinan un buen comunicado
- Usar mayúsculas sostenidas en el titular.
- Incluir más de tres cifras en el lead.
- Escribir en primera persona del plural institucional («nuestra entidad»).
- Repetir el nombre completo de la institución en cada párrafo.
- Enviar el comunicado a las 6:00 p. m. de un viernes y esperar cobertura.
- Copiar a todos los periodistas en el mismo correo con sus direcciones visibles.
Sobre este último punto: además de descuidado, exponer correos ajenos puede constituir un tratamiento indebido de datos personales. Use copia oculta o una herramienta de envío.
Checklist antes de dar clic en enviar
- El titular tiene verbo y describe un hecho, no a la entidad.
- El lead responde qué, quién, cuándo, dónde y por qué en menos de 60 palabras.
- Hay al menos un dato verificable con su fuente.
- La cita aporta contenido y fue aprobada por el vocero.
- El texto cabe en una página.
- Va en el cuerpo del correo o en documento editable.
- Incluye contacto con nombre, cargo y teléfono que sí responde.
- Las fotos tienen crédito y resolución de impresión.
- Se revisó ortografía y nombres propios dos veces.
Si la relación con medios de su entidad necesita método, el servicio de jefatura de prensa incluye el diseño de plantillas y protocolos de comunicados. Y si quiere entender el rol completo, lea qué hace un jefe de prensa.
Para llevar
- El comunicado se escribe para el periodista, no para el jefe.
- Titular con verbo, lead completo y una cita con contenido: lo demás es secundario.
- Un dato mal verificado cuesta más que un comunicado no enviado.
- El formato importa: texto editable, material adjunto y contacto disponible.
- En entidades públicas, la transparencia y la protección de datos son obligaciones legales.
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Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto debe medir un comunicado de prensa?
- Una página como máximo, entre 300 y 500 palabras. El titular no debe superar las 12 palabras y el primer párrafo debe responder qué, quién, cuándo, dónde y por qué en menos de 60 palabras. Los detalles y el material adicional van al final o como adjuntos.
- ¿A qué hora se envía un comunicado de prensa?
- En Colombia, antes de las 10:00 de la mañana para portales digitales y noticieros de mediodía, y antes de las 3:00 de la tarde para los de la noche. Evite los viernes en la tarde y los fines de semana, salvo que se trate de una urgencia.
- ¿Qué diferencia hay entre comunicado y boletín de prensa?
- El comunicado responde a un hecho puntual o a una posición institucional y suele tener un tono más formal. El boletín es informativo y periódico. En la práctica colombiana se usan casi como sinónimos, pero conviene distinguirlos para ordenar el flujo de información.
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