Hablar con periodistas como funcionario o vocero exige tres cosas: saber qué mensaje quiere transmitir, conocer las reglas del juego (on the record, off the record y embargo) y responder con hechos, sin improvisar. El periodista no es enemigo ni amigo: es un intermediario con la ciudadanía. Trátelo con respeto y prepare cada conversación.
¿Por qué los funcionarios le temen a los periodistas?
En mi trabajo con entidades públicas he encontrado el mismo patrón: funcionarios técnicos muy competentes que se bloquean frente a un micrófono. El temor suele venir de tres fuentes: miedo a que los saquen de contexto, desconocimiento de las reglas y experiencias previas mal manejadas.
La solución no es evitar a los medios. En Colombia, la Ley 1712 de 2014 establece que la información pública es la regla y la reserva es la excepción. Un funcionario que se esconde de la prensa genera más sospecha que uno que responde con claridad.
¿Cuáles son las reglas básicas de una conversación con periodistas?
Todo es publicable, salvo acuerdo previo
La regla por defecto es que lo que usted diga puede publicarse con su nombre. Si quiere otra cosa, debe acordarlo antes de hablar, no después. Estas son las modalidades que se usan en la práctica:
| Modalidad | Qué significa | Cuándo usarla |
|---|---|---|
| On the record | Todo se publica con atribución a usted | Declaraciones oficiales |
| Off the record | No se publica ni se atribuye | Dar contexto sin exponerse |
| Background | Se publica sin atribuirlo a usted directamente | Explicar antecedentes |
| Embargo | Se entrega ahora, se publica después de una fecha | Anuncios con hora fija |
El off the record es un pacto de confianza, no una garantía legal. Úselo solo con periodistas que conozca y nunca para filtrar información que después negará. El embargo informativo funciona si todos los medios lo reciben en igualdad de condiciones.
Usted representa a la institución
Cuando habla con un periodista, no habla como persona. Sus opiniones personales sobre el alcalde, el gobierno nacional o un colega no tienen lugar en la conversación. Si le preguntan, la respuesta es: «Sobre eso no me corresponde opinar; le puedo hablar de lo que hace esta entidad».
El periodista tiene un trabajo que hacer
El periodista tiene cierre, editor y competencia. Si usted le devuelve la llamada en dos horas, ya publicó sin su versión. Responder rápido, aunque sea para decir «le confirmo en 30 minutos», es la forma más simple de ganar credibilidad.
¿Cómo prepararse antes de una entrevista?
- Pregunte de qué se trata. Tema, formato, duración y si es en vivo o grabada. Es legítimo preguntar; no es legítimo exigir las preguntas por escrito.
- Defina su mensaje clave. Una idea central que quiere que quede. Escríbala en menos de 20 palabras.
- Prepare tres datos de apoyo. Cifras o hechos verificables que sostengan el mensaje.
- Anticipe la pregunta incómoda. Siempre hay una. Prepárela con su equipo de prensa.
- Decida qué no va a decir. Y tenga clara la razón para explicarlo si se lo preguntan.
- Ensaye en voz alta. Cinco minutos grabándose con el celular bastan para detectar muletillas.
Este proceso es lo que en el oficio se llama media training. No convierte a nadie en presentador; enseña a comunicar con claridad bajo presión.
¿Cómo responder preguntas difíciles?
Responda la pregunta, no la intención
Si el periodista pregunta «¿por qué la obra está atrasada?», responda por qué está atrasada. No empiece por descalificar la pregunta ni por hablar de los logros de la administración. La evasión es visible y se castiga.
Use el puente
Después de responder, conecte con su mensaje clave: «El atraso se debe a esto. Lo que estamos haciendo para recuperar el tiempo es esto otro». La técnica se llama puente y funciona solo si primero respondió de verdad.
Si no sabe, dígalo
«No tengo ese dato en este momento; lo confirmo y se lo envío hoy» es una respuesta aceptable. Inventar una cifra no lo es. Un dato falso se convierte en titular al día siguiente.
Nunca diga «sin comentarios»
Esa frase se lee como culpabilidad. Si no puede responder, explique por qué: «Es un proceso en curso ante la Procuraduría y no puedo referirme a él hasta que haya decisión». Es honesto y cierra la puerta con respeto.
No repita la frase negativa
Si le preguntan «¿es cierto que hubo corrupción en el contrato?», no responda «no hubo corrupción». La palabra queda en su boca y en el titular. Responda con el hecho: «El contrato fue adjudicado por licitación pública y está publicado en el SECOP».
¿Qué errores cometen los voceros con más frecuencia?
- Hablar demasiado. Las respuestas largas dan más material para editar y sacar de contexto.
- Usar jerga técnica o siglas sin explicar.
- Discutir con el periodista o corregirlo en tono de superioridad.
- Pedir ver la nota antes de publicarse. No es una práctica aceptada y ofende.
- Confundir al periodista con su medio. La persona hace su trabajo; la línea editorial la define otro.
- Bloquear a periodistas en redes sociales desde cuentas institucionales.
Sobre el último punto: las cuentas oficiales manejan información pública y bloquear a un ciudadano o periodista puede vulnerar derechos. La Corte Constitucional se ha pronunciado sobre el uso de redes por parte de funcionarios; la jurisprudencia puede consultarse en el portal de la Corte Constitucional.
¿Cómo construir una relación de largo plazo con los medios?
La relación con periodistas se construye entre crisis, no durante ellas. Algunas prácticas sencillas:
- Conozca a los periodistas que cubren su sector: nombre, medio, temas de interés.
- Devuelva llamadas aunque no tenga la respuesta completa.
- Ofrezca contexto y acceso a expertos de la entidad, no solo comunicados.
- Reconozca cuando una nota fue rigurosa, incluso si fue crítica.
- Corrija errores de hechos con cortesía y por escrito.
El Reuters Institute documenta cada año cómo cambian las redacciones y los hábitos de consumo; leerlo ayuda a entender la presión bajo la que trabajan los periodistas.
Si necesita organizar un encuentro formal con medios, revise la guía de cómo organizar una rueda de prensa. Y si su equipo necesita preparación estructurada, el servicio de jefatura de prensa incluye sesiones de media training para voceros.
Checklist antes de hablar con un periodista
- Sé de qué trata la entrevista, el formato y la duración.
- Tengo un mensaje clave escrito en menos de 20 palabras.
- Tengo tres datos verificables de apoyo.
- Preparé la pregunta incómoda con mi equipo.
- Sé qué no voy a decir y por qué.
- Acordé la modalidad (on, off o embargo) antes de empezar.
- Tengo el contacto del periodista para enviar datos pendientes.
Para llevar
- Todo lo que diga es publicable salvo acuerdo previo y explícito.
- Responda la pregunta primero; después conecte con su mensaje.
- «No sé, lo confirmo» es aceptable; inventar no lo es.
- Nunca diga «sin comentarios»; explique por qué no puede responder.
- La relación con los medios se construye en tiempos de calma.
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Preguntas frecuentes
- ¿Qué significa hablar off the record con un periodista?
- Es un acuerdo previo para que lo dicho no se publique ni se atribuya. Sirve para dar contexto sin exponerse. No es una garantía legal, sino un pacto de confianza, y debe pactarse antes de hablar, nunca después de haber dicho algo.
- ¿Puede un funcionario negarse a responder a un periodista?
- Puede no responder una pregunta específica si existe una razón legítima, como un proceso en curso o información reservada por ley, y debe explicarla. Lo que no puede hacer es negar información pública, que en Colombia está protegida por la Ley 1712 de 2014.
- ¿Es correcto pedir las preguntas por escrito antes de una entrevista?
- Es legítimo preguntar de qué tratará la entrevista, el formato y la duración. Exigir las preguntas exactas por escrito no es una práctica aceptada en el periodismo y suele interpretarse como un intento de control. Prepare temas, no respuestas memorizadas.
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